Kiểm soát nội bộ là gì? Vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp?

Mục lục bài viết

• Kiểm soát nội bộ là gì?
• Vai trò hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
• Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
• * Môi trường kiểm soát
• * Đánh giá rủi ro
• * Hoạt động kiểm soát
• * Thông tin và truyền thông
• * Giám sát

Kiểm soát nội bộ là gì? (Hình từ internet)

Kiểm soát nội bộ là gì?

Kiểm soát nội bộ (Internal control) là hoạt động tổ chức kế hoạch, biện pháp, nội quy thực hiện nội bộ doanh nghiệp với mục tiêu đạt được mục đích, nâng cao hiệu quả kinh doanh hợp lý và giảm thiểu rủi ro, những tổn thất không may xảy ra.

Hiểu theo cách khác, kiểm soát nội bộ là tập hợp các việc mà doanh nghiệp cần làm và tránh những vấn đề không đáng có. Hệ thống kiểm soát có trách nhiệm giám sát hệ thống, phòng ban đến cá nhân, nhân sự trong doanh nghiệp để không có sự thất thoát tài sản. 

Vai trò hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ có vai trò rất quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển của một công ty, tổ chức.

Theo báo cáo COSO 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ xuất hiện với 3 mục tiêu chính sau:

- Mục tiêu hoạt động: Thể hiện qua tính chất hiệu quả khi sử dụng nguồn lực nhân lực, tài lực và tài lực.

- Mục tiêu báo cáo: Báo cáo phi tài chính, tài chính để đảm bảo tính công khai và trung thực

- Mục tiêu tuân thủ: Tuân thủ chính sách pháp luật và quy định doanh nghiệp.

Chủ doanh nghiệp không cần lo lắng vì hệ thống kiểm soát thiết lập cơ chế giám sát khách quan và các quy định đưa ra có vai trò vô cùng quan trọng:

- Hạn chế rủi ro trong kinh doanh như chất lượng của sản phẩm, tiến độ triển trai kế hoạch làm việc, giá cả sai,…

- Số liệu kế toán và báo cáo tài chính được ghi chép chuẩn xác.

- Giúp bảo vệ tài sản tránh bị tổn thất, hư hỏng và gian lận trộm cắp nội bộ.

- Nhân sự tuân thủ quy định đưa ra và nhà quản trị sử dụng tối ưu nguồn lực, tạo niềm tin đối với khách hàng, đối tác.

- Tăng cường tính hiệu quả công tác quản lý. Quy định, mục tiêu đưa ra có hiệu quả kinh doanh lớn, mang lại lợi nhuận cao.

Từ các vấn đề thực tế trên cho thấy, từng doanh nghiệp phải có bộ máy kiểm soát phạm vi lớn, đa dạng lĩnh vực để điều hành hiệu quả.

Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Các yếu tố tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh: 

* Môi trường kiểm soát

Yếu tố ảnh hưởng hoạt động kiểm soát nội bộ là tạo nên môi trường và tất cả thành viên đều ủng hộ sự quan trọng của hệ thống. Môi trường kiểm soát sẽ được xây dựng dựa vào 5 nguyên tắc:

- Thể hiện cam kết về tính trung thực, đảm bảo giá trị đạo đức và văn hóa của tổ chức. Quản lý có trách nhiệm trở thành tấm gương sáng cho đội ngũ nhân viên noi theo.

- Cấp trên cần chứng minh sự độc lập, thực hiện giám sát phát triển và hoạt động hệ thống.

- Nhà lãnh đạo thiết lập cơ cấu quy trình báo cáo đạt được mục tiêu đề ra.

- Doanh nghiệp đưa ra cam kết sử dụng nhân viên có năng lực thật sự thông qua quy trình tuyển dụng phù hợp.

- Cá nhân cụ thể báo cáo theo yêu cầu của cấp trên.

* Đánh giá rủi ro

Dù quy mô doanh nghiệp có lớn đến đâu thì cũng rất khó tránh khỏi những rủi ro bên trong, bên ngoài. Hệ thống kiểm soát nội bộ ra đời góp phần kiểm soát được rủi ro đó. Một số biện pháp đánh giá rủi ro đạt hiệu quả có thể kể đến như:

- Ban quản lý tập trung chỉ đạo nhân viên nhận biết tác hại khi rủi ro xảy ra.

- Doanh nghiệp chuẩn bị giải pháp và phương án dự phòng để hành động kịp thời nhằm giảm thiểu thiệt hại, tổn thất lớn.

- Đưa ra mục tiêu cụ thể và nhân viên lấy đó làm cơ sở triển khai theo đúng trình tự, kế hoạch, quy định.

* Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách để đảm bảo quy định, chỉ thị của cấp trên luôn được thực hiện như trao quyền, xác minh, đối chiếu, phân công nhiệm vụ,... Chất lượng hoạt động của kiểm soát nội bộ có khả năng thành công nếu:

- Doanh nghiệp xác định chỉ tiêu tài chính, hoạt động quản lý.

- Tổng hợp, công bố kết quả làm việc, sản xuất từng phòng ban riêng. Sau đó, đối chiếu kết quả với mục tiêu đã đề ra và có kế hoạch bổ sung, điều chỉnh trong thời gian tiếp theo.

- Ban quản lý cấp phép, phê duyệt vấn đề tài chính và điều này riêng biệt với kế toán nội bộ.

- Quy định người có thẩm quyền phê duyệt vấn đề liên quan tới công tác tài chính.

- Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ bằng chứng để phân biệt rõ giữa công việc đã được thực hiện và phần giám sát để tránh sai sót xảy ra.

* Thông tin và truyền thông

Truyền thông là trao đổi với các bên có liên quan, cả người trong và ngoài doanh nghiệp. Hệ thống thông tin cần được đảm bảo tính chính xác, chất lượng, dễ nắm bắt. Có 3 loại thông tin chính trong doanh nghiệp là: thông tin tài chính, thông tin hoạt động, thông tin tuân thủ. Chất lượng của hệ thống thông tin kiểm soát nội bộ cần đảm bảo:

- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật thông tin cho cấp trên.

- Có hòm thư nóng để tất cả nhân sự đều có thể cảnh báo sự việc bất thường gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

- Hệ thống thông tin đáp ứng nhanh chóng, chính xác đến mọi người.

- Lắp đặt hệ thống bảo vệ bảo mật an toàn để tránh mất dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.

* Giám sát

Khâu giám sát trong kiểm soát nội bộ nhằm đánh giá chất lượng và đảm bảo về công tác triển khai và cải tiến quá trình làm việc. Quy trình giám sát sẽ diễn ra thuận lợi nếu:

- Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo phát hiện sai sót so với quy định đặt ra.

- Doanh nghiệp khắc phục sai lầm khi bộ phận giám sát xác định.

- Việc giám sát được thực hiện bởi nhân viên có năng lực chuyên môn cao.

- Sai lầm, khúc mắc trong hệ thống được kiểm toán xác định, báo cáo lên cấp trên xem xét.