Văn phòng công chứng là gì? Cơ cấu tổ chức như thế nào?

Mục lục bài viết

• Văn phòng công chứng là gì?
• Cơ cấu tổ chức văn phòng công chứng
• Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng công chứng

>> Phòng công chứng và Văn phòng công chứng khác nhau như thế nào?

>> Những điều kiện để mở Văn phòng công chứng

>> Danh sách văn phòng công chứng tại Thành phố Hồ Chí Minh

Văn phòng công chứng là gì?

Văn phòng công chứng hay gọi đúng theo quy định của pháp luật là tổ chức hành nghề công chứng là tổ chức dịch vụ thay mặt nhà nước chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch; tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch; có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng các nguồn thu phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

Hình từ Internet

Cơ cấu tổ chức văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng phải có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên và văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

Theo quy định của pháp luật về công chứng, hiện nay không có quy định cụ thể nào về cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng mà chỉ có quy định Văn phòng công chứng phải có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn (căn cứ theo khoản 1 điều 22 luật công chứng năm 2014). Như vậy, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng sẽ do văn phòng đó tự cơ cấu, sắp xếp và chỉ cần đảm bảo quy định của pháp luật.

Thông thường, một Văn phòng công chứng sẽ được tổ chức bao gồm các bộ phận như sau:

– Trưởng văn phòng công chứng

– Phó trưởng văn phòng công chứng

– Các công chứng viên 1, 2, 3, 4…

– Bộ phận hành chính – văn thư

– Bộ phận chuyên viên

– Bộ phận dịch vụ hỗ trợ khách hàng.

Tùy vào từng văn phòng công chứng có thể sẽ có những các tổ chức văn phòng khác nhau và họ không bị bó buộc vào một khung cơ cấu tổ chức nào.

Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, được pháp luật quy định cụ thể về thành lập, hoạt động cũng như các quyền và nghĩa vụ cụ thể. Theo quy định của Luật công chứng năm 2014, Văn phòng công chứng có quyền và nghĩa vụ như sau:

+ Quản lý công chứng viên hành nghề tại đơn vị mình trong việc tuân thủ các quy định củ pháp luật và quy tắc hành nghề công chứng.

+ Chấp hành chế độ về lao động, thuế, tài chính, thống kê theo quy định của pháp luật.

+ Thực hiện chế độ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.

+ Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy, phí công chứng, thù lao công chứng…

+ Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên và bồi thường thiệt hại theo quy định.

+ Tiếp nhân, đào tạo và tạo những điều kiện thuận lợi cho người tập sự hành nghề công chứng.

+ Tạo điều kiện cho công chứng viên tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm.

+ Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về kiểm tra, thanh tra, báo cáo, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.

+ Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ.

+ Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng với tài sản có liên quan.

Bên cạnh đó, theo Điều 32 Luật Công chứng quy định về quyền của Văn phòng công chứng như sau:

1. Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 34 của Luật này và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình.

2. Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.

3. Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.

4. Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.

4. Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Hy vọng thông tin sẽ hữu ích cho các bạn. Đừng quên đánh giá 5 sao cho bài viết và 1 share ủng hộ nhé.

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm việc làm thì hãy truy cập vào NhanLucNganhLuat.vn để ứng tuyển ngay nhé!

Nhân Lực Ngành Luật