Trợ lý văn phòng là gì và bảng mô tả công việc chi tiết
Trợ lý văn phòng hay còn gọi là Thư ký, Trợ lý hành chính. Chức năng của họ là hỗ trợ hoạt động văn phòng. Vậy công việc chính của người đảm nhận vị trí này là gì hãy cùng NHÂN LỰC NGÀNH LUẬT tìm hiểu rõ thông qua bài viết dưới đây.
Trợ lý văn phòng là gì?
Trợ lý văn phòng là vị trí nghề nghiệp mà bất kỳ ngành nghề nào cũng cần. Những người đảm nhận vị trí này sẽ thực hiện các công việc liên quan đến văn phòng như lập văn bản, lên lịch trình, thay mặt các nhân viên văn phòng xử lý nội bộ. Kiểm soát các nhu yếu phẩm cần thiết phục vụ môi trường văn phòng.
Công việc chính của một Trợ lý văn phòng
Các vị trí Trợ lý văn phòng thường sẽ đảm nhận công việc giống nhau tuy nhiên tùy từng ngành nghề hoạt động mà có đặc trưng riêng nhất định. Các công việc nhìn chung được cụ thể như sau:
- Trả lời điện thoại và chuyển tiếp đến phòng/ban được yêu cầu.
- Sắp xếp thời gian làm việc, lịch hẹn với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp.
- Chuẩn bị phòng họp và in ấn tài liệu trước mỗi cuộc họp.
- Phổ biến và giám sát việc thực hiện nội quy công ty của nhân viên.
- Hỗ trợ nhân viên công ty hoàn thiện các thủ tục hành chính.
- Giải đáp thắc mắc của nhân viên trong quá trình làm việc.
- Đặt hàng trang thiết bị văn phòng.
- Quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên, khách hàng, đối tác,...
- Đặt vé máy bay, khách sạn cho nhân viên được cử đi công tác.
- Lập báo cáo thu chi cho hoạt động hành chính và nộp lên cấp trên định kì.
- Tiếp đón, hỗ trợ khách hàng tới công ty.
- Đóng vai trò trung gian giữa khách hàng và công ty.
- Các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.
Yêu cầu đối với vị trí Trợ lý văn phòng
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên tốt nghiệp các ngành quản trị nhân lực, hành chính nhân sự, luật,…
- Am hiểu quy trình quản lý và các thủ tục hành chính của công ty.
- Thành thạo tin học văn phòng
- Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
- Biết cách sắp xếp và lựa chọn công việc ưu tiên.
- Cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác trong công việc.
- Phong thái chuyên nghiệp, điềm tĩnh khi giao tiếp với những người xung quanh.
- Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề tốt.
- Kỹ năng giao tiếp tốt bằng cả lời nói và văn bản.
- Khả năng tổ chức, sắp xếp công việc một cách khoa học.
- Kỹ năng làm việc nhóm.
Mức lương đối với vị trí Trợ lý văn phòng
- Trợ lý văn phòng đa phần làm việc giờ hành chính trong các doanh nghiệp công ty, có mức lương giao động từ 7 – 9 triệu tùy vào kỹ năng, kinh nghiệm. Đây được xem là mức lương khá ổn so với các bạn sinh viên mới tốt nghiệp.
- Đảm nhận vị trí Trợ lý văn phòng sẽ giúp bạn tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng và tạo tiền đề để bạn chinh phục những vị trí cao hơn trong lĩnh vực hành chính văn phòng.
-
Học viện ngoại giao tuyển dụng viên chức năm 2024
Cập nhật 4 ngày trước -
Phân biệt giữa sử dụng pháp luật và áp dụng pháp luật?
Cập nhật 4 ngày trước -
Thi hành pháp luật là gì? So sánh giữa thi hành pháp luật và tuân thủ pháp luật?
Cập nhật 4 ngày trước -
Con gái nên học ngành luật gì để phù hợp với bản thân?
Cập nhật 4 ngày trước -
Pháp lý là gì? Đặc điểm của pháp lý
Cập nhật 4 ngày trước -
Hành nghề luật sư là gì? Nguyên tắc hành nghề của luật sư
Cập nhật 4 ngày trước -
Học phí ngành Luật một số trường Đại học tại TPHCM năm học 2024-2025
Cập nhật 4 ngày trước
-
Đại học Luật TP HCM thông báo tuyển dụng viên chức giảng dạy năm 2024
Cập nhật 18 giờ trước -
Tải Mẫu xác nhận lương 3 tháng gần nhất chuẩn 2024 bản word?
Cập nhật 1 ngày trước -
Mẫu đơn xin tạm ứng tiền lương mới nhất năm 2024?
Cập nhật 2 ngày trước -
Cập nhật chính sách ưu đãi cho Trợ giúp viên pháp lý 2024?
Cập nhật 2 ngày trước -
Người lao động của doanh nghiệp ngoài nhà nước có xin chuyển công tác được không?
Cập nhật 3 ngày trước -
Legal advisor là gì? Trở thành một Legal advisor trong doanh nghiệp cần những kỹ năng gì?
Cập nhật 3 ngày trước