Trợ lý văn phòng là gì và bảng mô tả công việc chi tiết
Trợ lý văn phòng hay còn gọi là Thư ký, Trợ lý hành chính. Chức năng của họ là hỗ trợ hoạt động văn phòng. Vậy công việc chính của người đảm nhận vị trí này là gì hãy cùng NHÂN LỰC NGÀNH LUẬT tìm hiểu rõ thông qua bài viết dưới đây.
Trợ lý văn phòng là gì?
Trợ lý văn phòng là vị trí nghề nghiệp mà bất kỳ ngành nghề nào cũng cần. Những người đảm nhận vị trí này sẽ thực hiện các công việc liên quan đến văn phòng như lập văn bản, lên lịch trình, thay mặt các nhân viên văn phòng xử lý nội bộ. Kiểm soát các nhu yếu phẩm cần thiết phục vụ môi trường văn phòng.
Công việc chính của một Trợ lý văn phòng
Các vị trí Trợ lý văn phòng thường sẽ đảm nhận công việc giống nhau tuy nhiên tùy từng ngành nghề hoạt động mà có đặc trưng riêng nhất định. Các công việc nhìn chung được cụ thể như sau:
- Trả lời điện thoại và chuyển tiếp đến phòng/ban được yêu cầu.
- Sắp xếp thời gian làm việc, lịch hẹn với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp.
- Chuẩn bị phòng họp và in ấn tài liệu trước mỗi cuộc họp.
- Phổ biến và giám sát việc thực hiện nội quy công ty của nhân viên.
- Hỗ trợ nhân viên công ty hoàn thiện các thủ tục hành chính.
- Giải đáp thắc mắc của nhân viên trong quá trình làm việc.
- Đặt hàng trang thiết bị văn phòng.
- Quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên, khách hàng, đối tác,...
- Đặt vé máy bay, khách sạn cho nhân viên được cử đi công tác.
- Lập báo cáo thu chi cho hoạt động hành chính và nộp lên cấp trên định kì.
- Tiếp đón, hỗ trợ khách hàng tới công ty.
- Đóng vai trò trung gian giữa khách hàng và công ty.
- Các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.
Yêu cầu đối với vị trí Trợ lý văn phòng
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên tốt nghiệp các ngành quản trị nhân lực, hành chính nhân sự, luật,…
- Am hiểu quy trình quản lý và các thủ tục hành chính của công ty.
- Thành thạo tin học văn phòng
- Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
- Biết cách sắp xếp và lựa chọn công việc ưu tiên.
- Cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác trong công việc.
- Phong thái chuyên nghiệp, điềm tĩnh khi giao tiếp với những người xung quanh.
- Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề tốt.
- Kỹ năng giao tiếp tốt bằng cả lời nói và văn bản.
- Khả năng tổ chức, sắp xếp công việc một cách khoa học.
- Kỹ năng làm việc nhóm.
Mức lương đối với vị trí Trợ lý văn phòng
- Trợ lý văn phòng đa phần làm việc giờ hành chính trong các doanh nghiệp công ty, có mức lương giao động từ 7 – 9 triệu tùy vào kỹ năng, kinh nghiệm. Đây được xem là mức lương khá ổn so với các bạn sinh viên mới tốt nghiệp.
- Đảm nhận vị trí Trợ lý văn phòng sẽ giúp bạn tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng và tạo tiền đề để bạn chinh phục những vị trí cao hơn trong lĩnh vực hành chính văn phòng.
-
Trách nhiệm của Luật sư trong các Công ty Luật hợp danh như thế nào?
Cập nhật 4 ngày trước -
Công ty của Hiếu PC và Thư Viện Pháp Luật hỗ trợ nạn nhân bị lừa đảo trên mạng
Cập nhật 5 ngày trước -
Khái quát về công ty đấu giá hợp danh và thủ tục đăng ký hoạt động
Cập nhật 6 ngày trước -
Công ty luật có được lập theo loại hình công ty hợp danh hay không?
Cập nhật 6 ngày trước -
Hướng dẫn chuyển đổi từ Công ty luật hợp danh sang Công ty luật TNHH?
Cập nhật 6 ngày trước -
Bảo hiểm thất nghiệp là gì? Những điều cần biết về bảo hiểm thất nghiệp
Cập nhật 5 ngày trước -
Cố vấn pháp lý là gì? Mức lương của cố vấn pháp lý hiện nay là bao nhiêu?
Cập nhật 2 ngày trước
-
Kế hoạch hưởng ứng Ngày Pháp luật Việt Nam năm 2024? Mẫu Kế hoạch thực hiện Ngày pháp luật trong trường học 2024?
Cập nhật 1 ngày trước -
Ngày 9 tháng 11 là ngày gì? Tháng 11 người lao động sẽ được nghỉ những ngày nào?
Cập nhật 1 ngày trước -
Cảnh sát hình sự là gì? Cảnh sát hình sự có nhiệm vụ gì? Cảnh sát hình sự học ngành gì?
Cập nhật 1 ngày trước -
Năm 2024: Cục trợ giúp pháp lý tuyển dụng viên chức
Cập nhật 2 ngày trước -
Công văn là gì? Công văn có hiệu lực khi nào? Cách soạn thảo Công văn?
Cập nhật 2 ngày trước -
Mẫu đơn xin chuyển công tác mới nhất năm 2024? Cách viết đơn xin chuyển công tác chính xác?
Cập nhật 3 ngày trước