Vì sao cần tuyển Thư ký dự án?

Mục lục bài viết

• Thư ký dự án làm những việc gì?
• Để làm thư ký dự án cần có tố chất gì?
• Mô tả công việc của vị trí Thư ký dự án

Thư ký dự án làm những việc gì?

Thư ký dự án (hay còn gọi là thư ký công trình) là một ví trí quan trọng của các công ty xây dựng, kiến trúc. Thư ký dự án có trách nhiệm cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án ở các công trình xây dựng mà công ty đang đảm nhiệm. Nhiệm vụ của thư ký dự án bao gồm các công việc như:

• Làm giấy tờ, đặt hàng thiết bị, lập và xử lý hóa đơn;
• Tổ chức cuộc họp và sắp xếp các chuyến thanh tra, công tác cho thành viên tham gia phát triển dự án;
• Cập nhật tình hình hoạt động thi công...

Thông thường, thư ký dự án làm việc tại văn phòng, có thể làm toàn thời gian hoặc bán thời gian, đặc biệt là tăng ca khi dự án gần đến ngày hoàn thành.

Thư ký dự án làm gì? (Hình từ Internet)

Để làm thư ký dự án cần có tố chất gì?

Thư ký dự án là vị trí việc làm đòi hỏi nhiều yếu tố liên quan tới kỹ năng mềm, đây là công việc phù hợp với những người có kỹ năng tổ chức tốt, khả năng làm việc nhóm đồng thời có kỹ năng giao tiếp tốt và luôn có sáng kiến tạo động lực trong công việc.

Xem thêm:

• Các kỹ năng cần có của một Thư ký dự án

Mô tả công việc của vị trí Thư ký dự án

Tùy vào tính chất, quy mô của các dự án mà công ty đảm nhận thì công việc của vị trí Thư ký dự án có thể nhiều hoặc ít, tuy nhiên nhìn chung công việc mà một Thư ký dự án có thể bao gồm (nhưng không giới hạn) các yêu cầu dưới đây:

• Thực hiện công tác quản trị hành chính, văn phòng trên công trường theo phân công của Giám đốc dự án / Chỉ huy trưởng: tổ chức họp, sắp xếp hệ thống giấy tờ, kiểm soát giờ giấc làm việc và thực hiện các công tác giao nhận tài liệu nội bộ, Chủ đầu tư... và các đối tác khác trên công trường;
• Tổng hợp và phân phối hồ sơ, tài liệu, thông tin kịp thời cho các bộ phận theo chỉ đạo của Giám đốc dự án / Chỉ huy trưởng. Hỗ trợ các nhóm chức năng lưu trữ hồ sơ và các công tác văn phòng khác
• Cập nhật báo cáo diễn biến các hoạt động ở công trường để phối hợp với các phòng ban công ty hỗ trợ cho các công trường thi công;
• Chuẩn bị Biên bản họp, bảo quản hồ sơ theo dõi;
• Hỗ trợ Giám đốc Dự án khi cần trong công việc dự án;
• Theo dõi Hồ sơ Hợp đồng dự án.
• Thực hiện các nhiệm vụ được cấp trên giao trong phạm vi công việc và quyền hạn của mình
• Quản lý quỹ công trình và chi các khoản theo yêu cầu đề xuất từ các bộ phận khi có chấp thuận của chỉ huy trưởng.
• Lập giải trình chi phí quỹ công trình, trình chỉ huy trưởng xác nhận chuyển cho Giám đốc Vùng, Giám đốc Khối xác nhận theo quy trình.
• Tổ chức quản lý chặt chẽ và lưu trữ có hệ thống các hồ sơ, tài liệu liên quan tại công trường
• Tổng hợp từ các nhân sự BCH: lập các hồ sơ chất lượng, hồ sơ nghiệm thu trình chỉ huy trưởng xác nhận trước khi chuyển về Khối Kỹ thuật.

Tìm việc làm Thư ký dự án ở đâu?

Hiện tại NHÂN LỰC NGÀNH LUẬT có những ví trí việc làm Thư ký dự án mới nhất đang được cập nhật liên tục từ các nhà tuyển dụng trên khắp cả nước. Xem chi tiết TẠI ĐÂY.

Xem thêm:

• Mức lương Thư ký dự án