Quy trình tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự? Kỹ năng cần có để được tuyển dụng?

Mục lục bài viết

• Tổng quan về vị trí nhân viên hành chính nhân sự?
• Công việc của nhân viên hành chính nhân sự bao gồm:
• (1) Quản lý các thủ tục hành chính
• (2) Quản lý và bảo vệ thông tin văn thư
• (3) Quản lý và lưu trữ thông tin cá nhân của nhân sự
• (4) Thực hiện các hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự
• (5) Tư vấn và hỗ trợ cho nhân viên
• (6) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên
• Quy trình tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự?
• Những kỹ năng mà nhân viên hành chính nhân sự cần có?
• (1) Kỹ năng giao tiếp
• (2) Kỹ năng tuyển dụng
• (3) Kỹ năng quản lý thời gian
• (4) Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề
• (5) Kỹ năng đàm phán
• (6) Đa nhiệm
• (7) Kỹ năng sử dụng phần mềm và ứng dụng công nghệ thông tin

Tổng quan về vị trí nhân viên hành chính nhân sự?

Hành chính nhân sự bộ phận quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Công việc của hành chính nhân sự là đảm nhiệm chức năng của sự tổ hợp 2 nhiệm vụ giữa “Hành chính” và “Nhân sự” đó là các công việc có liên quan đến thủ tục hành chính nói chung của công ty và thực hiện tổ chức các công tác văn thư để lưu trữ thông tin, quản lý nhân sự.

Nhân viên hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực của một tổ chức.

- Tìm kiếm, sàng lọc và tuyển dụng ứng viên phù hợp.

- Tổ chức các chương trình đào tạo để nâng cao kỹ năng của nhân viên.

- Duy trì và cập nhật hồ sơ nhân viên.

- Xây dựng và thực thi các chính sách nhân sự, quy trình nhân sự.

- Thiết lập và quản lý hệ thống đánh giá hiệu suất làm việc.

- Quản lý lương, thưởng và các chế độ phúc lợi cho nhân viên.

- Xử lý các vấn đề liên quan đến quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động, giữa người lao động với nhau.

- Đảm bảo công ty tuân thủ các quy định pháp luật về lao động và pháp luật nói chung.

Công việc của nhân viên hành chính nhân sự bao gồm:

(1) Quản lý các thủ tục hành chính

Nhân viên hành chính nhân sự sẽ phải quản lý và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến nhân sự, bao gồm đăng ký và hủy đăng ký BHXH, BHYT, BHTN, quản lý bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên; tạo và quản lý hồ sơ cá nhân, thực hiện các thủ tục liên quan đến tuyển dụng và quản lý nhân sự.

(2) Quản lý và bảo vệ thông tin văn thư

Nhân viên hành chính nhân sự cần phải quản lý và bảo vệ thông tin văn thư của công ty, bao gồm tài liệu như hợp đồng, nội quy, quy chế, chính sách và các thông báo nội bộ khác.

(3) Quản lý và lưu trữ thông tin cá nhân của nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự cần phải quản lý và bảo vệ các thông tin cá nhân của nhân viên, bao gồm thông tin liên quan đến tài khoản ngân hàng, các giấy tờ tùy thân và các thông tin khác.

(4) Thực hiện các hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự cũng sẽ có trách nhiệm thực hiện các hoạt động liên quan đến đào tạo và phát triển nhân sự, bao gồm lập kế hoạch đào tạo, tổ chức các khóa đào tạo và thực hiện các hoạt động đánh giá và phát triển nhân viên.

(5) Tư vấn và hỗ trợ cho nhân viên

Nhân viên Hành chính nhân sự cần phải tư vấn và hỗ trợ nhân viên trong các vấn đề liên quan đến hành chính nhân sự, bao gồm giải đáp các thắc mắc và hướng dẫn về các thủ tục hành chính.

(6) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên

Ngoài các nhiệm vụ nêu trên nhân viên Hành chính nhân sự cần phải thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên, bao gồm lập báo cáo, tham gia các dự án và các hoạt động khác liên quan đến hành chính nhân sự.

Quy trình tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự? Kỹ năng cần có để được tuyển dụng? (Hình từ Internet)

Quy trình tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự?

Theo khoản 1 Điều 6 Bộ luật Lao động 2019 quy định về quyền và nghĩa vụ như sau:

Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động

1. Người sử dụng lao động có các quyền sau đây:

a) Tuyển dụng, bố trí, quản lý, điều hành, giám sát lao động; khen thưởng và xử lý vi phạm kỷ luật lao động;

b) Thành lập, gia nhập, hoạt động trong tổ chức đại diện người sử dụng lao động, tổ chức nghề nghiệp và tổ chức khác theo quy định của pháp luật;

c) Yêu cầu tổ chức đại diện người lao động thương lượng với mục đích ký kết thỏa ước lao động tập thể; tham gia giải quyết tranh chấp lao động, đình công; đối thoại, trao đổi với tổ chức đại diện người lao động về các vấn đề trong quan hệ lao động, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của người lao động;

d) Đóng cửa tạm thời nơi làm việc;

đ) Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

Quy trình tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng, đánh giá vị trí cần tuyển và yêu cầu công việc.

Bước 2: Xây dựng mô tả công việc, liệt kê nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu cho vị trí.

Bước 3: Tạo nguồn tuyển dụng (bằng cách đăng các bài viết tuyển dụng lên các trang web, trang mạng xã hội,...)

Bước 4: Sàng lọc hồ sơ, đánh giá các ứng viên dựa trên CV và đơn xin việc.

Bước 5: Phỏng vấn sơ bộ ứng viên, thường qua điện thoại để đánh giá ban đầu.

Bước 6: Phỏng vấn chuyên sâu ứng viên, thường sẽ gặp trực tiếp ứng viên để đánh giá kỹ năng và kinh nghiệm.

Bước 7: Kiểm tra năng lực: Có thể bao gồm các bài test về kỹ năng văn phòng, xử lý tình huống.

Bước 8: Đưa ra đề nghị làm việc, thương lượng và đề xuất hợp đồng cho ứng viên phù hợp nhất.

Bước 9: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Bước 10: Tiến hành các thủ tục nhập việc

Những kỹ năng mà nhân viên hành chính nhân sự cần có?

Về xu hướng tuyển dụng hiện nay, các công ty đang tìm kiếm nhân viên hành chính nhân sự có các kỹ năng như sau:

(1) Kỹ năng giao tiếp

Nhân viên hành chính nhân sự thường phải liên lạc với nhiều bên khác nhau trong công ty, vì vậy kỹ năng giao tiếp tốt rất cần thiết để có thể truyền đạt thông tin một cách chính xác và hiệu quả.

(2) Kỹ năng tuyển dụng

Nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng tuyển dụng để đánh giá được năng lực của ứng viên, phỏng vấn ứng viên và có thể lựa chọn ứng viên phù hợp với vị trí việc làm, phù hợp với công ty.

(3) Kỹ năng quản lý thời gian

Nhân viên hành chính nhân sự cần phải biết quản lý thời gian hiệu quả để có thể đảm bảo tiến độ các nhiệm vụ, công việc được giao.

(4) Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề

Nhân viên hành chính nhân sự cần có khả năng phân tích và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc, đồng thời đưa ra các giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề đó.

(5) Kỹ năng đàm phán

Nhân viên hành chính nhân sự cần phải có các kỹ năng về đàm phán để thương lượng với người lao động về hợp đồng lao động, lương, hưởng, các phúc lợi để cho doanh nghiệp và người lao động cùng có lợi.

(6) Đa nhiệm

Trong các doanh nghiệp hiện nay, vai trò của nhân viên hành chính nhân sự rất đa dạng và phức tạp. Vì vậy, cần phải có những nhân viên có khả năng đa nhiệm để có thể đáp ứng được nhiều nhiệm vụ và công việc khác nhau.

(7) Kỹ năng sử dụng phần mềm và ứng dụng công nghệ thông tin

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, các công ty yêu cầu nhân viên hành chính nhân sự có khả năng sử dụng các phần mềm và công nghệ thông tin để quản lý và xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.