Hồ sơ ứng viên

1. Lưu trữ hồ sơ, hóa đơn, hợp đồng, công văn,....
2. Làm hợp đồng dịch vụ và các hợp đồng có liên quan.
3. Tiếp nhận và lưu trữ các công văn,Lập phiếu chuyển ý kiến chỉ đạo của BGĐ tới cấp dưới.
4. Kiểm tra tất cả các đề xuất, báo cáo, kế hoạch từ cấp dưới, trước khi trình Trưởng Phòng..
5. Tìm kiếm, liên hệ, thống kê bảng báo giá, mua vậtt tư và cập nhật xuống kho công trường,nhà máy
6. Theo dõi, quản lý chi phí vật tư dự án, nhà máy
7. Tổng hợp, báo cáo tồn nhập xuất kho VTTB.
8. Các công việc khác do Trưởng phòng và BGĐ yêu cầu.
9. Quản lý suất ăn,giấy tờ, điện nước ở nhà máy
10. Hỗ trợ tuyển dụng
11. Điều xe, quản lý đội xe công ty.
12.Book vé máy bay, khách sạn và các công tác hành chính liên quan.

Nghiệp vụ thư ký:
1. Theo dõi hồ sơ đến và đi của Dự án: hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh quyết toán, bảng khối lượng, bảng đánh giá hồ sơ dự thầu, phiếu yêu cầu thông tin, tờ trình, công văn…. trình ký và thực hiện giao nhận với các Ban QLDA, các Phòng/Ban khác; Đóng dấu bản vẽ và phát hành;
2. Tổng hợp kết quả thực hiện theo chỉ đạo của Ban TGĐ;
3. Nắm rõ thông tin tổng quát của các dự án và quy trình tương tác trình ký hồ sơ các phòng ban liên quan;
4. Kiểm soát, phân quyền và hỗ trợ lưu trữ hồ sơ dự án chặt chẽ, theo hệ thống cấu trúc folder của các dự án Chu Lai;
5. Phối hợp chặt chẽ với BĐH dự án Chu Lai để cập nhật tiến độ công việc kịp thời;
6. Hoàn hành việc trình ký hồ sơ cho các dự án Chu Lai theo tiến độ yêu cầu;
7. Hoàn thành các công việc được giao khác của Lãnh đạo để hỗ trợ công việc giữa các bộ phận và phòng ban theo kế hoạch dự án (tham dư, viết biên bản họp, scan/photo trình ký hồ sơ bên ngoài văn phòng).
Nghiệp vụ hành chính:
1. Hỗ trợ các thủ tục hành chính cho PTGĐ TT và CBNV đi công tác: lập tờ trình công tác, sắp xếp lịch trình, đăng ký vé máy bay, xe đưa đón..;
2. Thực hiện thanh toán công tác phí, chi phí tiếp khách, chi phí khác,..;
3. Đăng ký văn phòng phẩm, bảo hộ lao động, sim, máy tính cho nhân sự mới;
4. Làm lịch làm việc hàng tuần, tháng cho P.TGĐ TT;
5. Liên hệ, sắp xếp, chuẩn bị phòng họp;
6. Công tác văn thể mỹ: theo dõi, quản lý thu chi quỹ; Tổng hợp danh sách đăng ký tham gia các hoạt động, phong trào; Chuẩn bị cho các hoạt động giao lưu định kỳ của Phòng.