Hồ sơ ứng viên

*Vị trí lễ tân:
- Tiếp đón khách, chuẩn bị trà/ nước/cà phê.
- Trực tổng đài, chuyển cuộc gọi hoặc thông tin đến bộ phận phụ trách.
- Giữ gìn vệ sinh chung khu tiếp khách và mặt tiền văn phòng.
- Tiếp đón ứng viên và hướng dẫn điền phiếu thông tin.
* Vị trí hành chính:
- Xử lý công văn đến, công văn đi, theo dõi chuyển phát nhanh.
- Quản lý con dấu công ty và tên, chức vụ ban lãnh đạo.
- Đặt vé máy bay công tác, quản lý tài khoản Grab.
- Đề nghị thanh toán các khoản chi phí hành chính- văn phòng hàng tháng (chi phí thuê tòa nhà, điện, nước, vệ sinh, gửi xe, EMS, Grab, điện thoại cố định và di động, mực in, văn phòng phẩm, nước uống, thuê máy photocopy,...)
- Quản lý chất lượng cơ sở vật chất và trang thiết bị trong văn phòng, liên hệ bảo trì và sửa chữa định kỳ.
- Liên hệ xin báo giá và trực tiếp mua, theo dõi đơn hàng và quy trình lắp đặt của nhà cung cấp các thiết bị hành chính.
- Kiểm soát nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của các phòng ban, chi nhánh. Liên hệ đặt và quản lý theo định kỳ văn phòng phẩm, đồng phục, name card.
- Theo dõi và xử lý, hoàn thiện việc đăng ký giấy phép ĐKKD, thay đổi tên chủ sở hữu, thay đổi tên công ty, nhãn hiệu độc quyền,...
- Công chứng, sao y chứng từ.
- Quản lý máy chấm công, tạo dấu vân tay cho nhân viên mới.
- Chuẩn bị trang thiết bị, vpp làm việc cho nhân viên mới.
- Công đoàn.
- Tính chi phí đi vườn cho QC của các kho, làm thanh toán, tạm ứng và hoàn ứng cuối tháng.
- Hỗ trợ hành chính cho các kho.
- Các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng, Ban lãnh đạo.

- Quản lý và cung ứng văn phòng phẩm đáp ứng nhu cầu các phòng ban.
- Tìm kiếm các nhà cung cấp giá rẻ chất lượng khi công ty có nhu cầu bổ sung cơ sở vật chất, trang thiết bị, vật dụng cần thiết. Nếu có hư hỏng liên hệ sửa chữa trong ngày.
- Trực tổng đài, ghi nhận yêu cầu khách hàng, chuyển line và forward mail phù hợp đến các phòng ban.
- Nhận đơn hàng và giải đáp thắc mắc khách hàng (qua mail và điện thoại).
- Đưa đón khách nước ngoài, tiếp đón khách và chuẩn bị phòng họp.
- Tìm địa điểm và tổ chức các sự kiện công ty (sinh nhật, teambuilding, tất niên, khai xuân, training,...)
- Xử lý thư đến và thư đi, hợp tác làm việc với các đối tác chuyển phát nhanh hàng hóa và thư từ, xử lý tình trạng đơn hàng bị chậm trễ hoặc hư hỏng, giải quyết các khiếu nại và đền bù thiệt hại.
- Theo dõi và quản lý brochure, tìm đối tác in ấn giá rẻ chất lượng (bao thư, tem, brochure).
- Lọc hồ sơ tuyển dụng, tổ chức phỏng vấn.
- Làm đề nghị thanh toán, thu thập đầy đủ chứng từ, thanh toán cho các đối tác văn phòng đúng hẹn.
- Quản lý thu chi hành chính.
- Tiếp đón khách, chuẩn bị phòng họp.
- Công đoàn.
- Quản lý hệ thống chấm công, chấm công giờ làm việc.
- Tuyên truyền nội quy công ty và báo cáo sai phạm.
- Hỗ trợ các phòng ban và giải quyết các công việc phát sinh khác.

- Tìm nguồn khách hàng là các doanh nghiệp trên địa bàn TP.HCM và liên hệ chào giá khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên của doanh nghiệp.
- Theo dõi và báo cáo tình hình kế hoạch doanh số của nhóm với Trưởng bộ phận.
- Đảm bảo doanh số được phân bổ.
- Gửi bảng báo giá và điều chỉnh danh mục khám phù hợp, đề xuất mức giá đáp ứng ngân sách của công ty. Tư vấn và thuyết phục đối tác chọn Monaco làm đơn vị khám sức khỏe định kỳ.
- Xây dựng hợp đồng và xử lý các yêu cầu thay đổi điều khoản từ phía đối tác.
- Thiết lập gói khám trên phần mềm và kế hoạch triển khai cho các bộ phận để chạy toàn bộ quá trình diễn ra gói khám của Doanh nghiệp đã ký kết hợp đồng.
- Theo dõi xuyên suốt toàn bộ quá trình khám sức khỏe của Doanh nghiệp phụ trách.
- Hỗ trợ điều phối và phát hồ sơ cho khách hàng, hướng dẫn khách VIP khám các chuyên khoa.
- Chăm sóc khách hàng và xử lý phản hồi của khách hàng
- Đóng góp ý tưởng xây dựng kế hoạch kinh doanh với Trưởng bộ phận và BGĐ

- Tư vấn các khóa học cho học viên trực tiếp và gián tiếp (qua điện thoại/mail/ mạng xã hội), theo dõi và hỗ trợ học viên trong quá trình tham gia khóa học, gọi mời các học viên tiềm năng đăng kí các khóa học sắp khai giảng.
- Đăng bài quảng bá các khóa học, chương trình khuyến học, dịch vụ ưu đãi, lịch khai giảng trên mạng xã hội (Zalo, Mocha,...)
- Làm thủ tục nhập học, đơn bảo lưu, cấp lại chứng chỉ,...cho học viên.
- Giải quyết và ghi nhận các vấn đề phát sinh, khiếu nại, góp ý của giảng viên, học viên.
- Chuẩn bị trang thiết bị và kiểm tra cơ sở vật chất trước- sau lớp học được tổ chức.
- Theo dõi tình trạng hoạt động, hư hỏng của các thiết bị, cơ sở vật chất ở văn phòng và phòng học, nếu có hư hỏng phải báo cáo cho nhân viên phụ trách để sửa chữa kịp thời.
- Chấm công số tiết và giờ giảng dạy của giảng viên.
- Chuẩn bị tài liệu của từng lớp học, môn học cho học viên .
- Phối hợp và hỗ trợ các công việc được giao từ nhân viên chính thức.
- Sử dụng các thiết bị in ấn, máy photocopy, scan, máy chiếu, loa để phục vụ cho công việc.
- Báo cáo công việc trong ngày và thu- chi, bàn giao tiền cuối ngày qua mail của Ban giám đốc.
- Tham gia đóng góp ý tưởng, điều chỉnh các chính sách phục vụ học viên và phát triển trung tâm.

Nhân viên hành chính

*Công việc Hành chính- Nhân sự:
Tổ chức Chương trình Nghỉ dưỡng, sinh nhật Công ty, kỷ niệm ngày thành lập.
Tuyển dụng: Lọc CV, tham gia phỏng vấn và hội nhập nhân sự mới.
Giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của nhân viên.
Xử lý vi phạm.
Chấm công và tính lương, hỗ trợ khai báo BHXH, kê khai Thuế TNCN,...
Hỗ trợ soạn thảo Hợp đồng lao động, thông báo, quyết định, công văn,...
Xây dựng quy trình, quy chế làm việc.
Thủ tục Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Lấy báo giá dịch vụ, thiết bị,... trực tiếp làm việc với các nhà cung cấp, Agency quay video quảng bá thương hiệu,...
Thực hiện các thủ tục thanh toán thu- chi.
Các công việc khác do Tổng Giám đốc phân công.
*Công việc Trợ lý Tổng Giám đốc:
Tiếp nhận báo cáo công việc của các phòng ban và nhắc nhở thời hạn hoàn thành.
Sắp xếp lịch họp, lịch công tác và chuẩn bị hậu cần (đặt vé máy bay, khách sạn, thủ tục visa, giấy công tác, chứng từ công tác,...), thư ký cuộc họp.
Tổ chức và thực hiện chương trình đào tạo.
Đánh giá hiệu suất nhân viên và báo cáo rủi ro doanh nghiệp.
Phân chia công việc cho nhân sự phù hợp.