Ngành nghề
Nơi làm việc
Đặng Nguyễn Vân Thanh
Thông tin nghề nghiệp
11
Đại học
Độc thân
Trưởng nhóm / ban
Tp Hồ Chí Minh
23 triệu
Kinh nghiệm làm việc
Từ 2019 đến hiện nay: Quản lý tại Công ty TNHH Tập Đoàn Thiên Thanh
Vị trí Thư Ký HĐQT:
- Lên lịch, sắp xếp và đăng ký lịch làm việc, lịch công tác của thành viên HĐQT.
- Chuẩn bị và tham gia các buổi họp cùng Chủ tịch, ghi nhận và tổng hợp nội dung các cuộc họp. Theo dõi và đôn đốc các công việc theo sự chỉ đạo của Chủ tịch.
- Theo dõi đôn đốc, kiểm tra, giám sát, phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện các công việc mà Chủ tịch HĐQT giao.Tổng hợp báo cáo tiến độ thực hiện công việc của các phòng/ban trình lên Chủ tịch HĐQT,
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch HĐQT.
- Tiếp nhận và truyền đạt thông tin, ý kiến của Chủ tịch HĐQT đến các phòng ban; theo dõi việc thực hiện chỉ đạo để báo cáo Chủ tịch HĐQT
- Kiểm soát các văn bản, tài liệu, chứng từ, ... từ các phòng ban trong Công ty trước khi trình Chủ tịch phê duyệt.
- Tiếp nhận các thông tin từ bên ngoài gửi cho Chủ tịch HĐQT: điện thoại, thư tín, hàng hóa, fax, email...Thực hiện công tác đối nội, đối ngoại theo sự phân công
- Chuẩn bị các chuyến đi công tác của các thành viên HĐQT và Ban Giám Đốc: đặt vé máy bay, khách sạn, ...
- Soạn thảo văn bản, công văn, hợp đồng, báo cáo... theo yêu cầu của Chủ tịch HĐQT
- Các công việc khác theo sự chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT
Vị trí Trưởng BP Hành chánh, phụ trách công tác hành chánh của Văn phòng HĐQT:
- Xây dựng, hoàn thiện quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ công tác hành chính.
- Phân công công việc, chịu trách nhiệm và giám sát toàn bộ công tác hành chánh của văn phòng HĐQT.
- Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan, soạn thảo văn bản, nhận/gửi các công văn, giấy tờ, văn bản…sắp xếp, xử lý chuyển giao công văn đến và đi theo quy định.
- Hỗ trợ giới thiệu nhân viên mới gia nhập Cty. Hỗ trợ các công việc liên quan đến giấy tờ công chứng với cơ quan chức năng
- Đón tiếp và tổ chức các chương trình hội nghị gặp gỡ của Đối tác, Khách hàng. Chuẩn bị chu đáo các công tác lưu trú, sinh hoạt của Đối tác, Khách hàng,... trong thời gian làm việc và gặp gỡ với Chủ tịch.
- Lên kế hoạch và thực hiện việc mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý, cấp phát, bảo trì, bảo dưỡng...các loại tài sản, trang thiết bị, VPP, công cụ văn phòng, đồng phục, nhu yếu phẩm, cung cấp trang thiết bị, tài sản, công cụ, dụng cụ lao động, vật liệu, văn phòng phẩm, cung cấp đồng phục, huy hiệu, biển tên cho CBNV trực thuộc biên chế văn phòng HĐQT; công tác thu hồi, bàn giao trang thiết bị, tài sản cho các đơn vị chức năng theo quy định;
- Quản lý thực hiện công tác vệ sinh nơi làm việc, bảo vệ an ninh, phòng cháy chữa cháy/ thiên tai, vận hành và sử dụng xe ôtô;
- Quản lý và chỉ đạo các CBNV thuộc quyền quản lý thực hiện nghiêm túc các cơ chế, chính sách, quy định của HĐQT.
- Lên lịch, sắp xếp và đăng ký lịch làm việc, lịch công tác của thành viên HĐQT.
- Chuẩn bị và tham gia các buổi họp cùng Chủ tịch, ghi nhận và tổng hợp nội dung các cuộc họp. Theo dõi và đôn đốc các công việc theo sự chỉ đạo của Chủ tịch.
- Theo dõi đôn đốc, kiểm tra, giám sát, phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện các công việc mà Chủ tịch HĐQT giao.Tổng hợp báo cáo tiến độ thực hiện công việc của các phòng/ban trình lên Chủ tịch HĐQT,
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch HĐQT.
- Tiếp nhận và truyền đạt thông tin, ý kiến của Chủ tịch HĐQT đến các phòng ban; theo dõi việc thực hiện chỉ đạo để báo cáo Chủ tịch HĐQT
- Kiểm soát các văn bản, tài liệu, chứng từ, ... từ các phòng ban trong Công ty trước khi trình Chủ tịch phê duyệt.
- Tiếp nhận các thông tin từ bên ngoài gửi cho Chủ tịch HĐQT: điện thoại, thư tín, hàng hóa, fax, email...Thực hiện công tác đối nội, đối ngoại theo sự phân công
- Chuẩn bị các chuyến đi công tác của các thành viên HĐQT và Ban Giám Đốc: đặt vé máy bay, khách sạn, ...
- Soạn thảo văn bản, công văn, hợp đồng, báo cáo... theo yêu cầu của Chủ tịch HĐQT
- Các công việc khác theo sự chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT
Vị trí Trưởng BP Hành chánh, phụ trách công tác hành chánh của Văn phòng HĐQT:
- Xây dựng, hoàn thiện quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ công tác hành chính.
- Phân công công việc, chịu trách nhiệm và giám sát toàn bộ công tác hành chánh của văn phòng HĐQT.
- Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan, soạn thảo văn bản, nhận/gửi các công văn, giấy tờ, văn bản…sắp xếp, xử lý chuyển giao công văn đến và đi theo quy định.
- Hỗ trợ giới thiệu nhân viên mới gia nhập Cty. Hỗ trợ các công việc liên quan đến giấy tờ công chứng với cơ quan chức năng
- Đón tiếp và tổ chức các chương trình hội nghị gặp gỡ của Đối tác, Khách hàng. Chuẩn bị chu đáo các công tác lưu trú, sinh hoạt của Đối tác, Khách hàng,... trong thời gian làm việc và gặp gỡ với Chủ tịch.
- Lên kế hoạch và thực hiện việc mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý, cấp phát, bảo trì, bảo dưỡng...các loại tài sản, trang thiết bị, VPP, công cụ văn phòng, đồng phục, nhu yếu phẩm, cung cấp trang thiết bị, tài sản, công cụ, dụng cụ lao động, vật liệu, văn phòng phẩm, cung cấp đồng phục, huy hiệu, biển tên cho CBNV trực thuộc biên chế văn phòng HĐQT; công tác thu hồi, bàn giao trang thiết bị, tài sản cho các đơn vị chức năng theo quy định;
- Quản lý thực hiện công tác vệ sinh nơi làm việc, bảo vệ an ninh, phòng cháy chữa cháy/ thiên tai, vận hành và sử dụng xe ôtô;
- Quản lý và chỉ đạo các CBNV thuộc quyền quản lý thực hiện nghiêm túc các cơ chế, chính sách, quy định của HĐQT.
Từ 2017 đến 2019: Trưởng nhóm / ban tại Cty TNHH Gotec Việt Nam
- Tham gia soạn thảo hệ thống tài liệu quản lý của Công ty. Thiết lập Hệ thống quản lý Hồ sơ Dự án gồm Hồ sơ Thiết kế, Hồ sơ triển khai-nghiệm thu Dự án và phương thức tiếp cận, truy xuất Cơ sở dữ liệu phục vụ hoạt động Kinh doanh, triển khai Dự án.
- Kiểm tra và hoàn thiện các thủ tục pháp lý của dự án. Theo dõi, và liên hệ trao đổi các chuyên viên thụ lý hồ sơ thuộc CQBN để kịp thời giải quyết công việc, tránh làm ảnh huỏng hoặc tồn đọng công việc.
- Hệ thống hồ sơ pháp lý của dự án từ giai đoạn hình thành dự án đến khi hoàn thiện, bàn giao cho khách hàng, đưa vào sử dụng. Biết cách phối hợp cùng với các bộ phận có liên quan đến dự án để theo dõi, tổng hợp quá trình thực hiện công tác pháp lý cho từng dự án;
- Kiểm tra hồ sơ thanh/quyết toán, hồ sơ chất lượng công trình xây dựng, hồ sơ hoàn công và nhật ký cũng như các loại hồ sơ trình cho Ban Giám Đốc phê duyệt.
- Xem xét kiểm tra sự phù hợp, sự hợp lý về khối lượng, tiêu chuẩn của các hồ sơ phục vụ công tác mua sắm liên quan lĩnh vực được phân công.
- Phối hợp và hỗ trợ các hoạt động thi công của Dự án.
- Cập nhật, hệ thống tài liệu, hồ sơ và thực hiện lưu trữ, báo cáo khi có chỉ đạo.
- Theo dõi, thống kê, và tổng hợp lũy kế thanh quyết toán khối lượng công việc đã hoàn thành theo hợp đồng của các dự án.
- Soạn thảo văn bản, công văn phát hành cho đối tác, Cơ quan ban ngành, ghi nhận các biên bản cuộc họp.
- Tiếp nhận và soát xét các loại hồ sơ trình ký từ các phòng ban - bộ phận, kiểm soát hình thức văn bản trước khi trình ký Ban Giám đốc, thực hiện chức năng tham mưu để phản hồi và/hoặc trình Phó Tổng GĐ và Tổng GĐ phê duyệt.
-Theo dõi và cập nhật lịch làm việc của GĐ Dự án.
- Tổng hợp các báo cáo phục vụ cho công việc của Ban Giám đốc
- Điều phối đôn đốc, kiểm soát tiến độ các đơn vị thực hiện chỉ đạo của Ban Giám đốc và Ban Lãnh đạo Công ty về việc Tuân thủ văn hóa doanh nghiệp.
- Thực hiện các công tác quản lý hành chánh Công ty và dự án.
- Và các công việc phát sinh khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc
- Kiểm tra và hoàn thiện các thủ tục pháp lý của dự án. Theo dõi, và liên hệ trao đổi các chuyên viên thụ lý hồ sơ thuộc CQBN để kịp thời giải quyết công việc, tránh làm ảnh huỏng hoặc tồn đọng công việc.
- Hệ thống hồ sơ pháp lý của dự án từ giai đoạn hình thành dự án đến khi hoàn thiện, bàn giao cho khách hàng, đưa vào sử dụng. Biết cách phối hợp cùng với các bộ phận có liên quan đến dự án để theo dõi, tổng hợp quá trình thực hiện công tác pháp lý cho từng dự án;
- Kiểm tra hồ sơ thanh/quyết toán, hồ sơ chất lượng công trình xây dựng, hồ sơ hoàn công và nhật ký cũng như các loại hồ sơ trình cho Ban Giám Đốc phê duyệt.
- Xem xét kiểm tra sự phù hợp, sự hợp lý về khối lượng, tiêu chuẩn của các hồ sơ phục vụ công tác mua sắm liên quan lĩnh vực được phân công.
- Phối hợp và hỗ trợ các hoạt động thi công của Dự án.
- Cập nhật, hệ thống tài liệu, hồ sơ và thực hiện lưu trữ, báo cáo khi có chỉ đạo.
- Theo dõi, thống kê, và tổng hợp lũy kế thanh quyết toán khối lượng công việc đã hoàn thành theo hợp đồng của các dự án.
- Soạn thảo văn bản, công văn phát hành cho đối tác, Cơ quan ban ngành, ghi nhận các biên bản cuộc họp.
- Tiếp nhận và soát xét các loại hồ sơ trình ký từ các phòng ban - bộ phận, kiểm soát hình thức văn bản trước khi trình ký Ban Giám đốc, thực hiện chức năng tham mưu để phản hồi và/hoặc trình Phó Tổng GĐ và Tổng GĐ phê duyệt.
-Theo dõi và cập nhật lịch làm việc của GĐ Dự án.
- Tổng hợp các báo cáo phục vụ cho công việc của Ban Giám đốc
- Điều phối đôn đốc, kiểm soát tiến độ các đơn vị thực hiện chỉ đạo của Ban Giám đốc và Ban Lãnh đạo Công ty về việc Tuân thủ văn hóa doanh nghiệp.
- Thực hiện các công tác quản lý hành chánh Công ty và dự án.
- Và các công việc phát sinh khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc
Từ 2016 đến 2017: Thư ký tại Công ty CP Thương Mại Địa Ốc Việt - Vietcomreal
Công việc chính: Thư ký Tổng Giám đốc, Trưởng BP Mua sắm
- Tổng hợp và điều phối lịch làm việc của Tổng giám đốc.
- Tiếp nhận, kiểm soát sự phù hợp của hồ sơ trình ký từ các phòng ban,sắp xếp, rà soát, kết hợp thực hiện chức năng tham mưu để phản hồi và/hoặc trình Tổng giám đốc phê duyệt các hồ sơ, tờ trình từ các đơn vị Làm cầu nối giữa các phòng ban.
- Tổng hợp các báo cáo phục vụ cho công việc của Tổng giám đốc liên quan đến Khối Phát triển dự án như: Thiết lập Hệ thống quản lý Hồ sơ Dự án gồm Hồ sơ Thiết kế, Hồ sơ triển khai-nghiệm thu Dự án. Kiểm tra và hoàn thiện các thủ tục pháp lý của dự án. Theo dõi, và liên hệ trao đổi các chuyên viên thụ lý hồ sơ thuộc CQBN để kịp thời giải quyết công việc, tránh làm ảnh hưởng hoặc tồn đọng công việc. Hệ thống hồ sơ pháp lý của dự án từ giai đoạn hình thành dự án đến khi hoàn thiện, bàn giao cho khách hàng, đưa vào sử dụng. Đôn đốc và phối hợp cùng với các bộ phận có liên quan đến dự án để theo dõi, tổng hợp quá trình thực hiện công tác pháp lý cho từng dự án. Phối hợp và hỗ trợ các hoạt động thi công của Dự án. Cập nhật, hệ thống tài liệu, hồ sơ và thực hiện lưu trữ, báo cáo khi có chỉ đạo. Theo dõi, thống kê, và tổng hợp lũy kế thanh quyết toán khối lượng công việc đã hoàn thành theo hợp đồng của các dự án.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và công tác thư ký cho hoạt động của Tổng giám đốc.
- Định kỳ thực hiện công tác kiểm kê tài sản. Tiến hành đối chiếu, đánh giá số lượng tài sản thực tế so với hồ sơ, báo cáo nguyên nhân, trách nhiệm, đề xuất xử lý trong các trường hợp sai khác.
- Thực hiện thủ tục thu hồi, điều động, chuyển nhượng, thanh lý tài sản khi có yêu cầu. Thực hiện và cung cấp báo giá hàng hoá cho các BP dự án khi có yêu cầu. Thực hiện mua hàng hóa-vật tư theo triển khai hợp đồng của các BP dự án. Điều phối hàng hóa và theo dõi tiến độ triển khai của các hợp đồng.
- Tổng hợp, bao quát các công việc hành chính văn phòng. Quản lý, mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng. Quản lý, cấp phát đồng phục cho nhân sự
- Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty.Quản lý nhân sự lễ tân, tạp vụ....
- Quản lý và soát xét các hồ sơ các Dự án, hỗ trợ các công việc chung liên quan đến các hoạt động của Cty.
- Điều phối đôn đốc, kiểm soát tiến độ các đơn vị thực hiện chỉ đạo của Tổng giám đốc.
- Trình và kiểm tra kế hoạch ngân sách về mua sắm, sửa chữa, bảo trì, bảo quản định kỳ các loại tài sản (Máy móc, thiết bị, CCDC, kho bãi, phương tiện vận chuyển, nhà xưởng và vật kiến trúc khác) của Bộ phận Hành chánh.
- Và các công việc phát sinh khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Tổng hợp và điều phối lịch làm việc của Tổng giám đốc.
- Tiếp nhận, kiểm soát sự phù hợp của hồ sơ trình ký từ các phòng ban,sắp xếp, rà soát, kết hợp thực hiện chức năng tham mưu để phản hồi và/hoặc trình Tổng giám đốc phê duyệt các hồ sơ, tờ trình từ các đơn vị Làm cầu nối giữa các phòng ban.
- Tổng hợp các báo cáo phục vụ cho công việc của Tổng giám đốc liên quan đến Khối Phát triển dự án như: Thiết lập Hệ thống quản lý Hồ sơ Dự án gồm Hồ sơ Thiết kế, Hồ sơ triển khai-nghiệm thu Dự án. Kiểm tra và hoàn thiện các thủ tục pháp lý của dự án. Theo dõi, và liên hệ trao đổi các chuyên viên thụ lý hồ sơ thuộc CQBN để kịp thời giải quyết công việc, tránh làm ảnh hưởng hoặc tồn đọng công việc. Hệ thống hồ sơ pháp lý của dự án từ giai đoạn hình thành dự án đến khi hoàn thiện, bàn giao cho khách hàng, đưa vào sử dụng. Đôn đốc và phối hợp cùng với các bộ phận có liên quan đến dự án để theo dõi, tổng hợp quá trình thực hiện công tác pháp lý cho từng dự án. Phối hợp và hỗ trợ các hoạt động thi công của Dự án. Cập nhật, hệ thống tài liệu, hồ sơ và thực hiện lưu trữ, báo cáo khi có chỉ đạo. Theo dõi, thống kê, và tổng hợp lũy kế thanh quyết toán khối lượng công việc đã hoàn thành theo hợp đồng của các dự án.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và công tác thư ký cho hoạt động của Tổng giám đốc.
- Định kỳ thực hiện công tác kiểm kê tài sản. Tiến hành đối chiếu, đánh giá số lượng tài sản thực tế so với hồ sơ, báo cáo nguyên nhân, trách nhiệm, đề xuất xử lý trong các trường hợp sai khác.
- Thực hiện thủ tục thu hồi, điều động, chuyển nhượng, thanh lý tài sản khi có yêu cầu. Thực hiện và cung cấp báo giá hàng hoá cho các BP dự án khi có yêu cầu. Thực hiện mua hàng hóa-vật tư theo triển khai hợp đồng của các BP dự án. Điều phối hàng hóa và theo dõi tiến độ triển khai của các hợp đồng.
- Tổng hợp, bao quát các công việc hành chính văn phòng. Quản lý, mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng. Quản lý, cấp phát đồng phục cho nhân sự
- Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty.Quản lý nhân sự lễ tân, tạp vụ....
- Quản lý và soát xét các hồ sơ các Dự án, hỗ trợ các công việc chung liên quan đến các hoạt động của Cty.
- Điều phối đôn đốc, kiểm soát tiến độ các đơn vị thực hiện chỉ đạo của Tổng giám đốc.
- Trình và kiểm tra kế hoạch ngân sách về mua sắm, sửa chữa, bảo trì, bảo quản định kỳ các loại tài sản (Máy móc, thiết bị, CCDC, kho bãi, phương tiện vận chuyển, nhà xưởng và vật kiến trúc khác) của Bộ phận Hành chánh.
- Và các công việc phát sinh khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
Từ 2014 đến 2016: Nhân viên/ Có kinh nghiệm tại Công ty CP Thanh Yến
Công việc chính: Thư ký Phó Tổng Giám đốc Khối Xây dựng, Nhân viên Tổng hợp Khối Dự án.
- Tiếp nhận, kiểm soát sự phù hợp của hồ sơ trình ký từ các phòng ban của Cty trình Phó Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Quản lý hồ sơ các Dự án của Khối Xây dựng của Tập đoàn.Thực hiện công việc của Thư ký Phó TGĐ phụ trách Khối Xây dựng.
- Hỗ trợ các công việc liên quan đến các dự án XD của Tập đoàn.
- Liên hệ, phối hợp các phòng ban để lấy thông tin thực thi công việc được giao phó.
- Thường xuyên cập nhật tiến trình dự án, quản lý, cập nhật và báo cáo tiến trình thanh toán và chi phí thi công của Dự án.
- Biên soạn thảo Hợp đồng thi công đối với tổ đội, hợp đồng mua bán và cung ứng vật tư, hợp đồng vận chuyển hàng hóa và mua bán thiết bị văn phòng.
- Hỗ trợ công trình trong công tác tuyển dụng nhân viên, ban hành quy chế quy định công trường và kiểm soát chất lượng theo Iso.
- Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, các hợp đồng, hồ sơ pháp lý và phân loại hợp đồng của các dự án.
- Theo dõi tiến độ thanh toán, quyết toán, thanh lý hợp đồng, quá trình thực hiện hợp đồng của đối tác.
- Phân loại và quản lý dữ liệu các dự án xây dựng, phát hành hồ sơ, bản vẽ.
- Thường xuyên cập nhật chi phí, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
- Soạn thảo văn bản nội bộ và gởi các cơ quan/ công ty bên ngoài.
- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…)
- Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong doanh nghiệp. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.
- Làm hậu cần chuẩn bị đồ đạc cho các sự kiện của công ty.
- Hỗ trợ mua các loại vật tư bên ngoài thuộc trách nhiệm phòng HCNS.
- Tổ chức sinh nhật cho các thành viên của công ty trong tháng.
- Tiếp nhận, kiểm soát sự phù hợp của hồ sơ trình ký từ các phòng ban của Cty trình Phó Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Quản lý hồ sơ các Dự án của Khối Xây dựng của Tập đoàn.Thực hiện công việc của Thư ký Phó TGĐ phụ trách Khối Xây dựng.
- Hỗ trợ các công việc liên quan đến các dự án XD của Tập đoàn.
- Liên hệ, phối hợp các phòng ban để lấy thông tin thực thi công việc được giao phó.
- Thường xuyên cập nhật tiến trình dự án, quản lý, cập nhật và báo cáo tiến trình thanh toán và chi phí thi công của Dự án.
- Biên soạn thảo Hợp đồng thi công đối với tổ đội, hợp đồng mua bán và cung ứng vật tư, hợp đồng vận chuyển hàng hóa và mua bán thiết bị văn phòng.
- Hỗ trợ công trình trong công tác tuyển dụng nhân viên, ban hành quy chế quy định công trường và kiểm soát chất lượng theo Iso.
- Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, các hợp đồng, hồ sơ pháp lý và phân loại hợp đồng của các dự án.
- Theo dõi tiến độ thanh toán, quyết toán, thanh lý hợp đồng, quá trình thực hiện hợp đồng của đối tác.
- Phân loại và quản lý dữ liệu các dự án xây dựng, phát hành hồ sơ, bản vẽ.
- Thường xuyên cập nhật chi phí, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
- Soạn thảo văn bản nội bộ và gởi các cơ quan/ công ty bên ngoài.
- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…)
- Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong doanh nghiệp. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.
- Làm hậu cần chuẩn bị đồ đạc cho các sự kiện của công ty.
- Hỗ trợ mua các loại vật tư bên ngoài thuộc trách nhiệm phòng HCNS.
- Tổ chức sinh nhật cho các thành viên của công ty trong tháng.
Từ 2010 đến 2014: Thư ký tại CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 - COFICO
• Thống kê vật tư, thiết bị, máy móc trong công trường.
• Chấm công và làm lương công nhân.
• Báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng.
• Lên kế hoạch thí nghiệm vật tư, mẫu được Chủ đầu tư phê duyệt để tiến hành nhập vật tư cho công trình.
• Tiếp nhận thông tin yêu cầu và hỗ trợ các thông tin công trình từ Chủ đầu tư, Đơn vị Tư vấn Giám sát, Ban chỉ huy Công trình và các bộ phận liên quan.
• Lên kế hoạch các cuộc họp của GĐDA với các đơn vị của Chủ đầu tư và Tư vấn Giám sát. Ghi chép các biên bản làm việc, cuộc họp, lên kế hoạch phân bổ công việc cho các bộ phận liên quan mà cuộc họp đề cập đến.
• Chuẩn bị hồ sơ, phân phối tài liệu tới các thành viên trong cuộc họp ban của công trình.
• Truyền đạt thông tin của GĐDA tới các bộ phận liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các bộ phận liên quan trong công trình cho GĐDA.
Quản lý hồ sơ công trình xây dựng và Phụ trách Pháp lý Hồ sơ dự thầu.
• • Tiếp nhận công văn, hồ sơ, tài liệu của các HSMT, phân tích đánh giá và phân bổ nhân sự hợp lý cho gói thầu.
• Soạn thảo văn bản, làm rõ HSMT, quản lý hồ sơ Hợp đồng, Hồ sơ thầu với các đối tác. Soạn thảo văn bản, công văn trình Chủ đầu tư và Đơn vị Tư vấn Giám sát.
• Báo cáo và phân công công việc hàng tuần, hàng tháng cho các bộ phận liên quan và kiểm soát thông tin công trường.
• Quản lý, lưu trữ các tài liệu của P.kỹ thuật và Ban QLDA.
• Tham gia thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Cty điều phối.
• Chủ động và linh hoạt xử lý các công việc/ vấn đề phát sinh khác.
• Chấm công và làm lương công nhân.
• Báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng.
• Lên kế hoạch thí nghiệm vật tư, mẫu được Chủ đầu tư phê duyệt để tiến hành nhập vật tư cho công trình.
• Tiếp nhận thông tin yêu cầu và hỗ trợ các thông tin công trình từ Chủ đầu tư, Đơn vị Tư vấn Giám sát, Ban chỉ huy Công trình và các bộ phận liên quan.
• Lên kế hoạch các cuộc họp của GĐDA với các đơn vị của Chủ đầu tư và Tư vấn Giám sát. Ghi chép các biên bản làm việc, cuộc họp, lên kế hoạch phân bổ công việc cho các bộ phận liên quan mà cuộc họp đề cập đến.
• Chuẩn bị hồ sơ, phân phối tài liệu tới các thành viên trong cuộc họp ban của công trình.
• Truyền đạt thông tin của GĐDA tới các bộ phận liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các bộ phận liên quan trong công trình cho GĐDA.
Quản lý hồ sơ công trình xây dựng và Phụ trách Pháp lý Hồ sơ dự thầu.
• • Tiếp nhận công văn, hồ sơ, tài liệu của các HSMT, phân tích đánh giá và phân bổ nhân sự hợp lý cho gói thầu.
• Soạn thảo văn bản, làm rõ HSMT, quản lý hồ sơ Hợp đồng, Hồ sơ thầu với các đối tác. Soạn thảo văn bản, công văn trình Chủ đầu tư và Đơn vị Tư vấn Giám sát.
• Báo cáo và phân công công việc hàng tuần, hàng tháng cho các bộ phận liên quan và kiểm soát thông tin công trường.
• Quản lý, lưu trữ các tài liệu của P.kỹ thuật và Ban QLDA.
• Tham gia thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Cty điều phối.
• Chủ động và linh hoạt xử lý các công việc/ vấn đề phát sinh khác.
Kỹ năng
- Luôn hòa đồng, thân thiện với đồng nghiệp khi giao tiếp. Với vốn kiến thức và kinh nghiệm tích lũy, luôn có những ý kiến đóng góp hữu ích cho công việc.
- Khả năng xử lý vấn đề nhanh nhạy, biết cách đàm phán và thương lượng với đối tác cũng như cấp trên và đồng nghiệp.
- Biết cách tổ chức và quản trị công việc tốt, luôn đáp ứng tiến độ công việc. Khả năng lập kế hoạch và thực hiện công việc.
- Tự tin, năng động, thân thiện, nhiệt tình. Kỹ năng giao tiếp và thương lượng tốt. Kỹ năng lãnh đạo tốt.
- Khả năng xử lý vấn đề nhanh nhạy, biết cách đàm phán và thương lượng với đối tác cũng như cấp trên và đồng nghiệp.
- Biết cách tổ chức và quản trị công việc tốt, luôn đáp ứng tiến độ công việc. Khả năng lập kế hoạch và thực hiện công việc.
- Tự tin, năng động, thân thiện, nhiệt tình. Kỹ năng giao tiếp và thương lượng tốt. Kỹ năng lãnh đạo tốt.
Ngoại ngữ
- Tiếng Anh (Trung cấp)
Học vấn bằng cấp
- Kỹ sư Xây dựng từ 2007 - 2012 tại Đại học Kiến Trúc Tp.HCM (ngành học: Khác)
• 2005 đến 2006: Sinh viên Khoa Kế toán tại trường Đại học Kinh tế TP.HCM.
Mục tiêu nghề nghiệp
- Luôn luôn xem công việc là một phần của cuộc sống.
- Năng lực vượt trội so với những đồng nghiệp đồng cấp bằng cách luôn tiếp nhận kiêm nhiệm công việc, tạo ra sự liên kết tối ưu và hệ thống trong tổ chức.
- Phát huy tối đa kinh nghiệm, kiến thức, tư duy cùng những kỹ năng xử lý công việc để đạt được hiệu quả cao nhất.
- Tôi luôn quan niệm, không có vị trí cao hay thấp, chỉ có người chuyên nghiệp mới luôn tôn trọng công việc và vị trí mình đảm nhận. Bản thân tôi khi tiếp nhận bất cứ vị trí hay vai trò nào cũng đều luôn nghiêm túc để tạo ra những điểm đặc biệt cuốn hút và phát huy tối đa năng lực ở vai trò ấy.
- Với nhiều năm kinh nghiệm tôi rất mong muốn trở thành người quản lý giỏi và thành công cũng như người phụ tá thân thiết đồng hành cùng sự phát triển hưng thịnh của Quý Cty.
- Năng lực vượt trội so với những đồng nghiệp đồng cấp bằng cách luôn tiếp nhận kiêm nhiệm công việc, tạo ra sự liên kết tối ưu và hệ thống trong tổ chức.
- Phát huy tối đa kinh nghiệm, kiến thức, tư duy cùng những kỹ năng xử lý công việc để đạt được hiệu quả cao nhất.
- Tôi luôn quan niệm, không có vị trí cao hay thấp, chỉ có người chuyên nghiệp mới luôn tôn trọng công việc và vị trí mình đảm nhận. Bản thân tôi khi tiếp nhận bất cứ vị trí hay vai trò nào cũng đều luôn nghiêm túc để tạo ra những điểm đặc biệt cuốn hút và phát huy tối đa năng lực ở vai trò ấy.
- Với nhiều năm kinh nghiệm tôi rất mong muốn trở thành người quản lý giỏi và thành công cũng như người phụ tá thân thiết đồng hành cùng sự phát triển hưng thịnh của Quý Cty.